Céges rendezvény járvány idején? - Viapan

A Viapan Groupban elhatároztuk, hogy megtaláljuk a módját, hogyan lehet 2020-ban, járványügyi veszélyhelyzetben is biztonságos offline és online csapatépítő, évzáró rendezvényt tartani. Így jött létre a KoffeinBox energiájával beindított innovatív Viapan Karácsony, amely egyszerre volt edukatív, és hosszú idő után közösségi program is a cégnél.

Egy év végi céges rendezvény kihívásai 2020-ban

2020-ban az ismert okokból a vállalatok lehetőségei radikálisan csökkentek. Ahogyan másutt, a Viapannál is elfelejthettük a céges rendezvényeket, a tréningek és meetingek átköltöztek az online térbe, és csak a nélkülözhetetlen feladatokra találkoztunk személyesen, akkor is a megfelelő óvintézkedések betartásával.

Ebben a helyzetben, a koronavírus második hulláma alatt remélni sem lehetett, hogy a már hagyományos Viapan Karácsony, ahol az elmúlt években 100-200 kolléga búcsúztatta az évet csapatépítő programok, díjátadó és gasztronómiai élvezetek közepette, megrendezésre kerülhet. 

Csapatépítő egy családias cégcsoportnál

Azonban a Viapan vezetését nem abból a fából faragták, hogy egyből lemondjon ennek a nehéz évnek a zárásáról, különösen akkor, amikor érezhető volt, hogy a kollégáknak komoly igényük van arra, hogy kieresszék a gőzt, megünnepeljék a cég előremenekülését a válságban, a 2020-hoz képest bravúrosnak nevezhető eredményeket. Ahogy Csizmadia Gábor operatív igazgató fogalmazta meg: “A Viapan szervezetét a családias hangulat, a személyes kapcsolatok ereje viszi előre, ezért a szervezet nagyobbik fele erősen igényelt valamilyen “találkozást”. Évtizedek óta jómagam, egy maroknyi kreatív csapattal szervezzük a rendezvényeket, így már októberben azon agyaltunk, hogy is lehet ezt összehozni.”

A megoldás: hibrid karácsony! Online csapatépítő offline találkozásokkal

Az év végi céges rendezvény igényére egy innovatív hibrid megoldás adta meg a választ: a cégcsoport 4 országban, 17 városban van jelen kirendeltségeivel, így minden irodában külön zajlott az ünnepség, mégis együtt. Ugyanis a tavasszal a koronavírus első hullámában már rutinosan használt, télen pedig új eszközökkel bővített online megoldások segítségével az irodák virtuálisan együtt lehettek. Ez egészen pontosan azt jelentette, hogy 20 helyiség számára kellett biztosítani a technikai eszközöket, az online meetingplatformhoz való csatlakozást. A rendezvényt még számos, home office-ban levő kolléga is követte. Az egyébként is egy irodában dolgozó kollégák így veszély nélkül, a gyülekezési és távolságtartási szabályok betartásával tudtak együtt, személyesen ünnepelni, a műsort pedig a kaposvári irodából streameltük. 

KoffeinBox: az év végi céges rendezvény motorja

Milyen program lehet élvezetes, online megvalósítható, de offline élményt is nyújtó egy ekkora cégcsoport kollégái számára? A bizonytalan helyzetben (hiszen nem lehetett előre tudni, hogyan alakulnak majd a korlátozások) a Viapan vezetése egy könnyed, mégis edukatív program mellett döntött. A már hagyományos vezetői évértékelő és a Viapan Award díjainak átadása után a KoffeinBox csapata tartott szórakoztató kávé workshopot. A KoffeinGames workshop lényege, hogy a résztvevők betekintést kapnak a hazai gasztronómiai életbe, a kávéval a fókuszban, majd megtanulnak egyszerű eszközökkel (mint a filter és a french press - de akár az irodai kávéfőző is) nagyszerű kávét készíteni. A közös kávéfőzés, a saját élményen alapuló felfedezés felszabadítóan hatott a csapatra, nem beszélve a koffeinből nyert energiáról. 

Céges rendezvényből rendszeres, edukatív csapatépítő: a KoffeinMeetingek

A siker hatására a Viapan Group úgy döntött, rendszeresíti a kávé workshopokat, méghozzá olyan formában, hogy havonta egy kirendeltségi offline és online programot szervez KoffeinMeeting címmel. Ezeken a találkozókon a csapatok az aktuális projektjeikről számolnak be egymásnak, segítve ezzel a teamek közötti együttműködést. A KoffeinMeetingek másik haszna, hogy a kollégák egy-két órára kifókuszálhatnak a munkájukból.

Employer branding válságban is

A fenti tapasztalatok alapján teljes bizonyossággal állíthatjuk, hogy az online csapatépítőre, céges rendezvényre költött pénz sokszorosan megtérül. Érdemes a legnehezebb időkben is megtalálni a költséghatékony megoldásokat a team kikapcsolódása számára, mivel ez a motivációt, az elköteleződést is erősíti.