Vállalati kommunikáció: hogyan lesz hatékony?

Gondolkoztál már azon, hogy mi az oka a cégen belüli felmondásoknak? Esetleg, hogy Te magad milyen valós indokkal döntenél a felmondás mellett? Mikor jön el az a pont, hogy úgy érzed: most állsz fel, és mész ki az ajtón? Egy 2016-ban megjelent tanulmány szerint a kommunikációs tényező is szerepel a felmondás 10 leggyakrabban említett oka között. A rosszul kommunikáló vállalatok munkaerőt vesztenek, pedig az értékes kollégák megtartása, a fluktuáció csökkentése némi odafigyeléssel és következetes belső kommunikációval elérhető. 

A szervezeti kommunikáció formái

Nem lehet nem kommunikálni! Legyen az verbális vagy nonverbális jelek sorozata. Kényes téma is, hiszen az internet világában ma már az álláshirdetések alatt bárki le tudja írni a véleményét, tapasztalatát az adott cégről. Ha azzal szembesülünk, hogy számos negatív jelzővel illetik a vállalati kommunikációt, akkor az a vezetők felelősségére és nem külső tényezőkre mutat rá. Ha a felmondás indoka között több alkalommal is a szervezeti, belső kommunikáció, akkor ideje változtatni. Hiszen a jelenlegi munkaerőpiaci helyzetben a döntés a munkaerő kezében van, hogy melyik cég fejlődését kívánja tartósan segíteni a jövőben munkájával. 

Fejleszteni kell a munkavállalói élményt! Hogyan? Egyik fontos eleme a kidolgozott és aktuális kommunikációs eszköztár. Ennek része, hogy a vezető elismerje munkatársai teljesítményét, a számokon kívül is. A megtartás folyamatos figyelmet kíván, ehhez pedig szükséges a jó kommunikáció.

A szervezeti vagy vállalati kommunikáció a cégben zajló információcsere folyamata és rendszere. Ez magában foglalja az információk áramlását a külső és belső érintettek között, beleértve a munkatársakat, vezetőket, ügyfeleket, partnereket és más érdekelt feleket, akik bármilyen módon kapcsolatba kerülnek a szervezettel. 

A szervezeti kommunikáció formái és fajtái:

• Célcsoport alapján: külső és belső
• Kontextus alapján: formális és informális
• Irány alapján: fentről lefelé/lentről felfelé, horizontális
• Módja alapján: szóbeli és írásos

Hogyan lesz hatékony a belső kommunikáció?

Egyszerűen fogalmazva a belső kommunikáció: a vállalaton belüli információáramlást jelenti. A verbális kommunikáción kívül gondoljunk a további nonverbális jelek fontosságára is.

Több tíz vagy több száz létszámú cégeknél tudatosan ki kell dolgozni a munkatársak és szakmai csoportok közötti kommunikációt. A megtervezett kommunikációt működtetni kell, ha indokolt, akkor ennek technikai és emberi feltételeit is biztosítani szükséges.

A hatékony belső kommunikáció jelei:

• közös célkitűzések: nyilvános, minden munkatárs számára ismert vállalati eredmények;
• világos célok: minden feladathoz határidő társul;
• folyamatmenedzsment: közös terek és eszközök használatának (idő)beosztása és lekövetése, pl.: ebédlő, tárgyaló, céges autók, stb;
• elérhető főnök: nyitott ajtók a főnöknél így a kollégák mernek kérdezni, ezzel növelve a hatékonyságot, és a jó vezetői státuszt;
• no titok: pontos és teljeskörű információátadás kollégák között.

A hatékony szervezeti kommunikációhoz fontos, hogy a vállalat rendelkezzen megfelelő belső kommunikációs stratégiával és eszközökkel, tiszta és átlátható üzeneteket fogalmazzon meg, valamint tegye lehetővé a különböző szakmacsoportok közötti információáramlást.

Fontos továbbá a folyamatok állandó nyomon követése és ellenőrzése. Hiba esetén pedig a kommunikációs lánc kijavítása, fejlesztése.

A külső kommunikáció fajtái

A szervezeti kommunikáció fontos eleme a belső és a külső kommunikáció. Amíg a belső kommunikáció a munkatársak közötti információcserét jelenti, addig a külső kommunikáció a szervezet és a külvilág közötti kommunikációra utal. Ide tartozik minden, amit a vállalat magáról közöl (tárgyalások, értékesítés, médiamegjelenések, közösségi oldalakon való megjelenés, rendezvények stb).

Mi a külső kommunikáció CÉLJA?

• A szervezetről alkotott külsőés belső kép formálása.
• Stakeholderek (érintettek) elérése és bevonása.
• Tájékoztatás, informálás.
• Ismertség és elismertség növelése.
• Hatás és változás elérése.

Ezenkívül fontos az érdeklődők visszajelzésének figyelembevétele és az üzenetek hatékonyságának mérése valamint értékelése a kommunikációs folyamatok konstans fejlesztése érdekében.

PR kommunikáció

Az egyik legfontosabb eszköze a vállalatoknak a PR kommunikáció. Azonban sok cég nemcsak a sajtóközleményekben vagy a média nyilatkozataiban kommunikálhat hatékonyan célcsoportjaival, potenciális klienseivel. Ma már különféle médiumok állnak rendelkezésünkre, amelyeken keresztül hatékonyan tudjuk kommunikálni vállalkozásunk egyediségét. Például: a közösségi média platformok, vállalati blogok és podcastek, hírlevelek stb.

Fontos, hogy minden médiaplatformon (legyen az sajtó vagy közösségi) konzisztens üzenetet közvetítsünk, melyben a vállalat értékeit és céljait fogalmazzuk meg az adott célcsoporthoz igazítva.

Egyéb marketingkommunikáció

Szükségesek további marketing eszközök alkalmazása, hogy kitűnjünk termékünkkel vagy szolgáltatásunkkal az információk sokaságából, és felkeltsük jövőbeli ügyfeleink érdeklődését.A marketingkampányok célja lehet a vállalat közvetlen népszerűsítése, pozícionálása vagy a brand erősítése. Azon belül a marketingkommunikáció két nagy csoportjához tartozó eszközöket használhatunk:

• ATL: a tömegmédiumokban történő reklámozást értjük
• BTL: egy közvetlen kapcsolatot, személyes kommunikációt biztosítanak a vásárlókkal.

Az ingerküszöb áttörése egyre nehezebb, azonban a tudatos márkaépítés és a megfelelő hangvétel kiválasztása nagyban növelheti a hatékonyságot. Mutassuk be termékünk egyediségét figyelemfelkeltő, laza és vásárlásra ösztönző kommunikációs stílusban.

Tárgyalási / értékesítési kommunikáció

A hideghívástól a tárgyalástechnikán keresztül a szerződéskötésig ki vannak dolgozva a vállalat üzleti kommunikációs sablonjai? Állítsunk össze egy forgatókönyvet a lehető legtöbb felmerülő szituációra, érintsük benne a teljes értékesítési folyamatot.

Figyeljünk a közvetlen kommunikáció mellett a közvetettre is. Mit üzen tárgyaláson a megjelenésünk, a termékbemutató portfóliója, a névjegykártyánk? Ha még tovább akarunk menni és erősíteni a vállalati kommunikációt, ezzel pedig a brandet is, akkor fektessünk hangsúlyt a kollégák LinkedIn profiljaira. Értékesítőinket könnyűszerrel megtalálják a közösségi oldalakon, mit közvetítünk ott a cégről? Érdemes lehet munkatársainknak, ha pár szakmai tartalmat is megosztanak, ezzel megbízhatóságot és egységet is közvetítünk. 

A client service fontossága

Egy hatékony és magas színvonalú ügyfélkezelés rendkívül fontos ahhoz, hogy a vállalat hosszú távon sikeres legyen és versenyelőnyt szerezzen a piacon.

Hogyan beszéljünk az ügyfelekkel?

• Hangolódjunk a másik félre
• Legyünk érthetőek, egyenesek és tisztelettudóak!

Miért fontos odafigyelni az ügyfélkezelésre?

Nemcsak a meglévő ügyfelek megtartásához fontos, hanem új üzleti lehetőségek megnyitásához is vezethet. Az elégedett ügyfelek gyakran ajánlják a vállalatot másoknak, és referenciákat nyújtanak potenciális ügyfeleknek. Továbbá elérhető:

• pozitív megítélés és hírnév növekedése;
• versenyelőny a piacon;
• ügyfélhűség általi rendszeres, visszatérő vásárlói közösség kiépítése.
• Értékes visszajelzéseket és piaci információkat szerezhetünk: ügyfélkezelés folyamata során kapott feddbackek és panaszok értékes adatokat nyújthatnak a vállalatnak.

A client service eljárása során gyűjtött visszajelzések segítenek az üzleti folyamatok és termékek javításában, valamint a vevői igények és preferenciák jobb megértésében. Az ügyfelekkel való aktív kommunikáció és visszajelzés-gyűjtés révén a vállalat gyorsan reagálhat a változó piaci környezetre és a vevői igényekre.

A gördülékeny információáramlás hatékonyabb vállalkozáshoz vezet!

Legyünk tisztában azzal, hogy melyik kommunikációs stratégiánk működik és melyiken kell még dolgoznunk. Ne féljünk feedbacket kérni a munkatársainktól erre vonatkozóan, mert így kaphatunk rálátást arra, hogy min kellene változtatnunk, hol van elakadás.

A hatékony kommunikáció lehetővé teszi, hogy az emberek időben megkapják azokat az információkat, amelyekre szükségük van a feladatok elvégzéséhez, és a vállalkozás egésze összehangoltan működjön.

További előnyei a gördülékeny információáramlásnak:

• Gyors döntéshozatal: az időben rendelkezésre álló információ segít az üzleti vezetőknek megalapozottabb döntéseket hozni, mivel azok a legfrissebb adatokra támaszkodhatnak. Ezáltal a vállalkozás gyorsabban reagálhat a piaci változásokra és versenyhelyzetekre, és előnyt szerezhet a versenytársakkal szemben.
• Hatékony munkafolyamatok
• Elégedett munkavállalók és fluktuáció csökkenése
• Fejlődés innováció és kreativitás által: a munkatársak megosszák ötleteiket, tapasztalataikat és tudásukat egymással. Az információ áramlása elősegíti az új ötletek generálását, a problémamegoldást és az új megközelítések kialakítását.

Az elhivatott munkavállalók biztosítják a vállalat jövőjét!

A munkatársaknak alkalmassá kell válniuk a könnyű és gyors információátadásra, hiszen több felmérés igazolja, hogy az elkötelezett munkavállalók produktivitása 22%-kal magasabb, mint a többi alkalmazotté. A lojális dolgozók szívesen vesznek részt akár új projektekben is, amibe extra időt és energiát hajlandók beletenni a siker érdekében.

A barátságos és hatékony onboarding biztosítja, hogy a munkavállalók közel háromnegyede legalább 3 évig a cég alkalmazásában maradjon. 

Összeségében elmondható, hogy a gördülékeny információáramlás, a vállalat értékeinek tudatos közlése és a belső kommunikáció javítása mind szerepet játszik a cég gyorsabb növekedésében.