Munkaerő-kölcsönzés könyvelése: mire figyeljünk a gyakorlatban?

A vállalkozások életében egyre népszerűbb megoldás a munkaerő-kölcsönzés, amely rugalmas választ adhat a változó munkaerőigényekre. Azonban számos számviteli és adózási kérdést vet fel ez a foglalkoztatási forma. Hogyan kell helyesen könyvelni? Milyen áfaszabályok vonatkoznak rá? Milyen számlázási gyakorlatot kövessünk? Cikkünkben ezekre a kérdésekre adunk választ.

A munkaerő-kölcsönzés számviteli háttere

A munkaerő-kölcsönzés háromszereplős jogviszony, ahol a kölcsönbeadó, a kölcsönvevő és a kölcsönzött munkavállaló különböző jogi kapcsolatban állnak egymással. A számviteli események könyvelése során fontos, hogy tisztában legyünk azzal, hogy a kölcsönbeadó és a munkavállaló között munkaviszony áll fenn, míg a kölcsönbeadó és kölcsönvevő között polgári jogi szolgáltatási szerződés valósul meg. Ez a kettősség alapvetően meghatározza a kapcsolódó könyvelési feladatokat is.

Munkaerő-kölcsönzés szerződéses formái

Magyarországon a munkaerő kölcsönző cég többféle formában szerződhet a munkavállalókkal:

• Határozott vagy határozatlan idejű munkaviszony keretében
• Távmunkavégzésre irányuló munkaviszonyban
• Egyszerűsített foglalkoztatással
• Vezető állás betöltésére irányuló munkaviszonnyal

Fontos megjegyezni, hogy 2024 eleje óta a minősített kölcsönbeadói státusz megszerzéséhez minimum 1000 fős létszám szükséges, amiből legalább 500 főnek magyar állampolgárnak kell lennie. Emellett az új toborzásoknál 30%-os magyar munkavállalói arányt kell biztosítani, ami jelentős változás a korábbi szabályozáshoz képest.

A kölcsönbeadó és a kölcsönvevő könyvelése

A két fél könyvelési gyakorlata jelentősen eltér. A kölcsönbeadónál a munkabérek és járulékok személyi jellegű ráfordításként kerülnek elszámolásra, míg a kölcsönzési díj bevételként jelenik meg. A kölcsönzött munkavállalók munkaszerződés alapján a kölcsönbeadó állományában szerepelnek statisztikai és számviteli szempontból is.

Ezzel szemben a kölcsönvevő a kölcsönzési díjat igénybe vett szolgáltatásként könyveli, és nem személyi jellegű ráfordításként. Fontos különbség, hogy a kölcsönzött munkavállalók csak a kölcsönbeadó létszámában jelennek meg, a kölcsönvevő statisztikai létszámát nem növelik, ami bizonyos vállalati mutatók szempontjából jelentős előny lehet.

Munkaerő-kölcsönzés az áfa rendszerében

A munkaerő-kölcsönzés áfa kezelése fontos kérdés a számvitelben. A szolgáltatás az általános forgalmi adó hatálya alá tartozik, és az általános 27%-os kulcs alkalmazandó. Az áfával kapcsolatos kötelezettségek megfelelő kezelése különösen fontos a könyvelési feladatok során.

Áfa-kulcs és teljesítési időpont

A teljesítési időpont meghatározásánál az Áfa törvény általános szabályait kell alkalmazni. 

Időszakos elszámolású ügyleteknél, ami a munkaerő-kölcsönzésnél gyakori, a fizetési határidő és az elszámolási időszak egymáshoz való viszonya az irányadó jog szerint meghatározó tényező. 

Ez különösen fontos a havi elszámolású munkaerő-kölcsönzési szerződéseknél, ahol pontosan meg kell határozni, hogy az adott hónap szolgáltatásai a forgalmi adó megállapítása szempontjából mikor válnak teljesítetté.

Fordított adózás és kivételek

• 2021. április 1-jétől jelentős változás történt: a fordított adózás csak szűk körben alkalmazható a munkaerő-kölcsönzés területén. Fordított adózás alá tartozik:
• Építési-szerelési munkával létrehozott, ingatlan-nyilvántartásba bejegyzendő ingatlan átadásával kapcsolatos munkaerő-kölcsönzés, vagy
• Ingatlan létrehozására, bővítésére, átalakítására irányuló építési-szerelési munkához kapcsolódó munkaerő-kölcsönzés

Minden egyéb esetben egyenes adózás alkalmazandó, vagyis a kölcsönbeadó köteles az áfát felszámítani és megfizetni a Nemzeti Adó és Vámhivatal felé. Ez a változás sok vállalkozás számára okozott kezdeti nehézségeket, hiszen korábban szélesebb körben volt alkalmazható a fordított adózás.

Számlázási szabályok munkaerő-kölcsönzés esetén

A munkaerő-kölcsönzés számlázása során az Áfa törvény 169. §-a szerinti általános számla-tartalmi előírások érvényesek. A számla kötelező elemei között szerepelnie kell a szolgáltatás pontos megnevezésének és a teljesítési időpontnak, valamint minden egyéb, jogszabályban előírt tartalmi elemnek.

Gyakorlati példák számlázásra

A munkaerő-kölcsönzés számlázása során egy tipikus számla szolgáltatás megnevezéseként a "Munkaerő-kölcsönzési szolgáltatás [időszak] hónapra" szerepel. A teljesítési időpontként a szolgáltatás tényleges teljesítésének dátumát kell feltüntetni, a fizetési határidő pedig jellemzően 15-30 nap. Érdemes a számlán feltüntetni a kölcsönzött munkavállalók számát és a szolgáltatás időtartamát is, ami segíti a transzparenciát és az ellenőrizhetőséget.

Tipikus hibák számlázásnál

A leggyakoribb hibák közé tartozik:

• Helytelen áfa-kezelés: sokan még mindig tévesen alkalmazzák a fordított adózást nem építőipari tevékenységeknél
• A teljesítési időpont hibás meghatározása időszakos elszámolás esetén
• A számla kötelező tartalmi elemeinek hiánya vagy hibás megadása
• A szolgáltatás pontatlan megnevezése, ami adóellenőrzés során problémát okozhat

Ezek elkerülése érdekében érdemes folyamatosan nyomon követni a jogszabályi változásokat, különösen az Európai Unió és a hazai adószabályozás területén, valamint szakmai képzéseken részt venni a számlázási szabályokról.

Jogszabályi változások 2024-2025

A 2024-es év jelentős változásokat hozott a munkaerő-kölcsönzés területén, különösen a minősített kölcsönbeadói státusz feltételeinek szigorításával. 2025 elején további szabályozások léptek életbe, amelyek főként a külföldi munkavállalók foglalkoztatását érintik. A vendégmunkás-engedélyek számát 35 ezerben maximalizálták, ami már a gyakorlatban is érezteti hatását. A szabályozás célja a magyar munkaerő előnyben részesítése és a munkaerőpiac átláthatóságának növelése.

A munkaerő-kölcsönzés könyvelése összetett feladat, amely alapos felkészültséget igényel. A helyes gyakorlatok alkalmazása nemcsak a társasági adó szempontjából fontos, hanem a vállalkozás átlátható működését is segíti. Kövesse figyelemmel a jogszabályi változásokat, és szükség esetén kérje szakember segítségét a megfelelő könyvelési és számlázási gyakorlat kialakításához.