Bérszámfejtés: miben segít egy HR cég?

A pontos elszámolás az egyik kulcsa, hogy cégünk stabilan működjön és fejlődni tudjon. A bérszámfejtés kiszervezése időt, energiát és költséget takarít meg a vállalkozásoknak.

Talán nincs olyan munkavállaló és munkáltató, akik legalább havonta egyszer nem találkoznak azzal a kifejezéssel, hogy: bérszámfejtés. Még abban az esetben is így van ez, ha a munkafolyamat mögötti mechanizmus nem is teljesen világos a számukra. Mivel a bérfizetési jegyzék és a fizetés mindenki számára lényeges, ezért érdemes megismerkedni kissé részletesebben is a bérszámfejtés rejtelmeivel, illetve a bérszámfejtő feladataival.

Ezt a nagyon összetett és komplikált feladatkört hogyan tudja egy HR cég megcsinálni amellett, hogy a munkaerőt is megszerzi? A következőkben kiderül. 

Mik a bérszámfejtő feladatai?

Sokan tévesen gondolják azt, hogy minden vállalkozáshoz kapcsolódó adminisztratív és hagyományos értelemben vett papírmunkát a könyvelő lát el. A könyvelés bérszámfejtés két különböző szakma, melyek több munkafolyamatban is elkülönülnek egymástól. 

Az emberek gyakran hajlamosak azt hinni, hogy a könyvelő mindenre választ tud adni, különösen a kisvállalkozások körében. Fontos azonban tudni, hogy a könyvelés és a bérszámfejtés teljesen különálló szakmai területek, és nem feltétlenül rendelkezik ugyanaz a személy mindkét tudással.

A céget érintő könyveléssel, adózással, számlákkal, bizonylatokkal kapcsolatos ügyekben a könyvelő tud segíteni. Amíg a munkavállalókat vagy foglalkoztatottakat érintő feladatok ellátása, teljes adminisztrációja a bérszámfejtő szakterülete.

Mivel foglalkozik a bérszámfejtő?

A bérszámfejtő hatáskörébe tartozik a munkabérekkel és a foglalkoztatottak pénzügyi juttatásaival kapcsolatos adatok begyűjtése, ellenőrzése és feldolgozása, továbbá a dolgozók számára járó bérek és egyéb juttatások kiszámítása.

Alapvető feladatai egy bérszámfejtőnek:

• bérek és egyéb juttatások számfejtése, fix összegű és százalékos levonások (nyugdíj- és egészségbiztosítási járulék, magánnyugdíjpénztár, személyi jövedelemadó, munkavállalói járulék), betegszabadság, táppénz és családi pótlék, kiegészítő fizetés, bérpótlék, túlmunka, jutalom, prémium összegének figyelembevételével.
• A gazdasági szervezetet terhelő befizetések (nyugdíj- és egészségbiztosítási járulék, egészségügyi hozzájárulás, munkavállalói járulék) összegének megállapítása.
• Mindemellett bérszámfejtő lapok, bérfizetési jegyzékek, bérösszesítők, bérfeladások készítése.
• A béreket érintő járulékok és befizetési kötelezettségek tekintetében nyilvántartások vezetése és bevallások készítése az adóhatóság felé.
• Továbbá kézi és számítógépes rendszerek segítségével munkaidő nyilvántartás vezetése az alkalmazotti jelenlétről, szabadságról és túlórákról az alkalmazottaknak járó fizetés és juttatások kiszámítása céljából.
• Ehhez kapcsolódóan: az alkalmazottak fizetése és juttatásai kifizetésének előkészítése, a fizetési csekkek kiállítása, vagy a fizetés elektronikus átutalásának intézése.
• Valamint a munkavégzésből kiesettdolgozók bejelentése (baleseti táppénz), a munkaidő-kimutatások, jelenléti ívek és bérszámítások ellenőrzése, és a bérelszámolással kapcsolatos eltérések meghatározása, egyeztetése céljából.

A bérszámfejtés hatalmas felelősséggel járó munkakör, a bárszámfejtő egyben garanciát is vállal, hogy a foglalkoztatottak bérüket a hatályos jogszabályoknak megfelelően kapták meg.

Nemcsak hónap elején dolgozik egy bérszámfejtő!

Hónap közben is akad munkája egy bérszámfejtőnek. Például jön egy új alkalmazott vagy valaki felmond hónap közben. Ezen változásokat a bérszámfejtést végző kell, hogy intézze. De történhet hónap közben béremelés, hóközi kifizetés, fizetés előlegek utalása, béren kívüli juttatások stb. 

Mehet el alkalmazott szülési szabadságra, ilyen esetben a bérszámfejtő társadalombiztosítási ügyintéző is lesz egyben, aki a gyermekek után járó kedvezményeket és a gyermekápolási táppénzt érvényesíti, kezeli és felvezeti. 

Szintén a bérszámfejtő feladata, hogy tervezze a munkavállalók túlóráit, szabadságait, szakmai távolléteit stb.

Hogyan kell bérszámfejtést csinálni?

A bérszámfejtés bármely vállalkozás vagy szervezet egyik legalapvetőbb eleme. Kiemelten fontos ugyanis, hogy az alkalmazottak pontosan és időben megkapják a fizetésüket. A bérszámfejtési folyamat bonyolult, különösen a kisvállalkozások tulajdonosai számára, akiknek több kalapot kell viselniük, és módjukban sem áll kiszervezni ezt a munkakört. Nézzük is a bérszámfejtést lépésről lépésre, ami segíthet a folyamat megértésében.

1. lépés: A munkavállalói adatok összegyűjtése

A munkavállaló személyesen adatain túl fontos tudnia a bérszámfejtést végzőnek az adólevonási információkat is. A foglalkoztató cégeknek nyomon kell követniük:

• az alkalmazottak ledolgozott óráit, 
• a túlórákat és
• minden egyéb kompenzációt, például a hétvégi pótlékot, bónuszokat vagy jutalékokat is.

2. lépés: A bruttó bér kiszámítása úgy történik, hogy a ledolgozott órák számát megszorozzuk az órabérrel vagy a munkavállaló fizetésével.
3. lépés: Adók kiszámítása és levonása
Miután tudjuk, hogy mennyi a bruttó bér a következő lépés a levonandó adók meghatározása. 
4. lépés: Egyéb juttatások és járulékok levonása
5. lépés: Bérfizetési jegyzék és fizetések utalása
Miután minden levonást elvégeztünk (adók járulékok), kiadhatók a munkavállalók részére a bérfizetési jegyzékek és elindulhat a kifizetés folyamata. 

A bérfizetési jegyzék tartalmi elemei

Törvény által előírt szabályai vannak a fizetési jegyzék kiállításának és átadásának. Ilyen, hogy minden hónap 10. napjáig kell írásbeli tájékoztatást adni a munkavállalónak a kifizetett munkabér elszámolásáról. 

A gyakorlatban többféle megnevezés alatt is futhat ez a dokumentum: bérlap, bérelszámoló lap, fizetési jegyzék, bérjegyzék. Ennek tartalmi elemeit csupán keretjelleggel határozza meg a törvény: a tájékoztatásnak olyannak kell lennie, hogy a munkavállaló az elszámolás helyességét, a levonások jogcímét és összegét ellenőrizni tudja. Ennek alapján tartalmaznia kell:

• a munkavállaló díjazásának azon elemeit, amelyek alapján a tárgyhavi fizetését kalkulálták: időbér, teljesítménybér, prémium, betegszabadságra járó díjazás, szabadságra járó távolléti díj stb. Ezeket bruttó összegben kell szerepeltetni. 
• Szerepelnie kell, hogy a bruttó összegből milyen címen, és milyen levonást teljesített a munkáltató. Például: adó- vagy járulékfizetési kötelezettségből eredő levonások, előlegnyújtásból eredő követelések levonásának is. 
• A legvégén fel kell tüntetni a nettó összeget, amit a munkavállaló ténylegesen megkapott. 

Az elszámolólap pontos tartalmát általában a bérszámfejtő programok alakítják ki, azonban arra ügyelni kell, hogy mindig érthető, rövidítések mentes legyen a végeredmény.

Az elszámolásról való szóbeli tájékoztatás nem elégséges! Minden esetben írásos fizetési jegyzéket kell adni a foglalkoztatottnak. A fizetési jegyzéket ki lehet állítani nyomtatott vagy elektronikus dokumentum formájában is. 

E-bérjegyzék a Viapannál!

A bérszámfejtésnek négy módszere ismert. 

• Kézi bérszámfejtés: itt minden számítást kézzel végzünk. Magában foglalja az alkalmazottak bérének és adóinak kézzel történő kiszámítását stb.
• Házon belüli bérszámfejtés: a belső bérszámfejtés során a vállalat saját bérszámfejtő szakembert vagy csoportot alkalmaz az összes bérszámfejtési feladat elvégzésére. Ez az eljárás hatékonyabb, mint a manuális bérszámfejtés, azonban további erőforrásokat és szakértelmet igényel.
• Kiszervezett bérszámfejtés: ez a módszer a bérszámfejtési feladatok kiszervezését jelenti egy külső szolgáltatónak. A szolgáltató kezeli az összes bérszámfejtéssel kapcsolatos feladatot, beleértve az alkalmazottak bérének és adóinak kiszámítását, a bérszámfejtés feldolgozását. Ez az eljárás akkor a legelőnyösebb, ha az adott vállalat kölcsönzött munkavállalókkal is együtt dolgozik, hogy az esetleg létszámproblémáit gyorsan tudja megoldani. 
• Online bérszámfejtés: ez egy felhőalapú megoldás, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy bárhonnan internetkapcsolattal rendelkező helyről kezeljék a bérszámfejtést. Ehhez szükséges egy megfelelő program, tárhelyet biztosító felhőszolgáltató, melyen elférnek a bérszámfejtési adatok stb. 

Az elektronikus bérjegyzéknek számos előnye ismert, ezért alkalmazza a Viapan is, akár belső, akár Partnerei bérszámfejtésére gondolunk. 

Az elektronikus bérjegyzék: gyorsabb, időtálló, hatékonyabb

• A bérszámfejtés lezárását követően azonnal hozzáférhetnek a munkavállalók az adatokhoz.
• Az e-bérjegyzék gyorsabban visszakereshető
• A bérjegyzékek megőrzése egyszerűbb
• Költséghatékony és környezetbarát, hiszen nincs nyomtatási- és papírköltség

Bérszámfejtés profikkal!

A HR-adminisztrációs ügyek egyszerű, papírmentes intézésére egyre nagyobb az igény és egyre elterjedtebb a használatuk is. A Viapan outsourcing vagy HR tanácsadás szolgáltatásit igénybe vevő Partnereinek biztosítja az e-bérjegyzék illetve bérszámfejtés készítését is. Így például munkaerő-kölcsönzés vagy közvetítéskor átvállaljuk Öntől a bérszámfejtés adminisztratív terheit is.

A munkáltatók könnyedén egyszerűsíthetik a bérszámfejtési folyamatokat: olyan professzionális szolgáltatói csoporthoz fordulnak, akik bérszámfejtő szoftver használatával egyszerűen megoldják hónapról-hónapra ezt a munkafolyamatot. A Viapan segít, hogy a munkáltatók a vállalkozásuk működtetésére összpontosíthassanak. Bízza ránk bérszámfejtési folyamatait!