A delegálás jelentése, fontossága és előnyei

Egyre több szenior menedzsernél tapasztalható, hogy küzdenek azzal milyen feladatokat, kiknek és hogyan delegáljanak. A manapság minden szervezet életében megjelenő home office munkavégzés biztosítása és feltételei is megkívánják a hatékony feladatleosztást. 

Sok vezető egyik legnagyobb problémája, hogy fél szabad kezet adni, nem bízik kollégái képességeiben. Tévesen gondolják sokan, hogy „mire átadom, elvégzem én is”. Ebből adódóan az ilyen vezetők mindig úsznak a munkájukban, és közben lemaradnak: lényegesebb területekről vonják el saját figyelmüket. Idővel pedig egyedül, csapat nélkül maradnak. 

Jó hír, hogy mint oly sok egyéb vezetői kompetencia, ez is tanulható. 

A delegálás jelentése

Jó esetben egy hatékony vezető alapvető képessége. A delegálásnak óriási szerepe van a szervezet életében, a vezetőnek időt szabadít fel, míg a munkatársainak fejlődésre ad lehetőséget, hiszen új feladatok és hatáskörök ellátásával bízták meg.

Mit jelent a delegálás?

Különbség van a feladatok kiosztása és a delegálás között. A feladatok kiadása annyit tesz, hogy a vezető megmondja melyik munkatárs mit csináljon. Delegálásról akkor beszélünk, amikor egy vezető a saját feladatait ruházza át egy másik munkatársára. Olyan feladatokat ad át, amelyek az ő hatáskörébe tartoznak, amelyek elvégzéséért ő, mint vezető a felelős továbbra is. Így a delegálás lehetővé teszi a beosztottnak, hogy döntéseket hozzon, ezáltal a döntési jogokat a szervezeti hierarchiában egy szinttel lejjebb helyezi. A delegálás jelentése = a hatalom + a felelősség egy részének átruházása egy másik személyre egy konkrét feladat elvégzésének érdekében.

Nézzünk meg egy példát! 

Élelmiszerüzletben a vezető megkéri az egyik eladót, hogy töltse fel frissen érkezett áruval a polcokat. Ez nem delegálás, mivel az árufeltöltés nem a vezető, hanem a beosztott feladata. Azonban ha arra kéri a vezető a beosztottját, hogy rendeljen az egyik áruból egy újabb szállítmányt, akkor ez már delegálás. 

A delegálás célja

A feladatok delegálásának elsődleges célja, hogy a vezetőt tehermentesítse. Ezáltal a vezető hatékonyabban tud koncentrálni olyan feladatokra, amelyeket nem lehet delegálni, illetve idejét és erőforrásait azokra fordítani. 

A delegálás alkalmazása hosszú távon is jó megoldás, hiszen ez idő alatt kis odafigyeléssel egy új vezető képzése is elérhető. Nem lesz probléma az utódnevelés vagy a generációváltás.

A delegálás céljai közé sorolható még:

• a munkatársak szabad kapacitásainak kihasználása,
• szakmai fejlődésük előmozdítása,
• a munkatársak motiválása,
• a bizalom kiépítése, elmélyítése,
• a munkatársak önállóságának fejlesztése,
• a vállalati szintű produktivitás növelése.

A delegálás előnyei

A vezetők sokszor nehezen adják ki kezükből az irányítást és nem bízzák rá munkatársaikra saját feladataik egy részét. Ebből adódik, hogy úgy érzi vezetőként állandóan dolgozik mégsem dőlhet elégedetten hátra, hogy „kész vagyok”. Akkor tud egy vezető a valódi célokra koncentrálni, ha nem a vállalkozásban, hanem a vállalkozáson dolgozik.

Egy teljesítményben és előrehaladásban kiemelkedő csapat a jól delegáló vezetőn is múlik. A vezető delegálási képességeinek hatalmas szervezetformáló ereje tud lenni. Nyer vele a vezető, a vállalat és a munkavállaló is, aminek együttes hatása megsokszorozódik. 

• Szervezeti nyereség: könnyebb helyettesíthetőség, utódnevelés.
• Vezetői nyereség: idő szabadul fel, térnyerés a cég fejlesztéséhez.
• Munkavállalói nyereség: a fejlődés lehetősége, saját képességek bővítése.

Egy 2015-ös tanulmány, amely 143 vezérigazgató képességét vizsgálta, megállapította, hogy azok a vállalatok, ahol a vezetők hatékonyan osztják le a feladataikat, jól delegálnak, ott gyorsabb a növekedés is. A tanulmány kitér rá, hogy azok a vállalatok, ahol a vezetők a hatalmat is delegálják:

• gyorsabban nőnek,
• több bevételt generálnak,
• és több munkahelyet hoznak létre.

Jól delegálni nem lehetetlen! Megtanulható technika révén fejleszthető a delegálás képessége.

Hogyan ellenőrizzük a delegált kollégát?

Az első lépés a felismerés: azonosítani, hogy mely feladatok delegálhatóak. A feladat meghatározása után el kell dönteni, hogy ki legyen a delegált személy. Fontos megvizsgálni és megválaszolni azt a kérdést, hogy: ki a legalkalmasabb és legmegfelelőbb munkatárs az adott feladatra?

A sikeres főnök magyarázatot tud adni, hogy miért pont az a csapattag lett a kiválasztott delegált:

• Kinek szükséges fejlesztenie képességeit? Esetleg kinek van kapacitása?
• Ki tekintene a megbízásra elismerésként?
• Ki az, aki kész egy új kihívásra?

Vezetőként az alábbi lépéseket építsd be az ellenőrzés folyamatába, hogy sikeres legyen a delegálás:

• A kiválasztott személy után határozd meg az elvárásokat: pontosítani kell a megbízott személy felelősségi körét és feladatát. Biztosan tudja, hogy meddig terjed az önállósága, mikorra és milyen feladattal kell meglennie. Továbbá, milyen kritériumok mentén lesz sikeres a feladat teljesítése.
• Egyértelmű kommunikáció: bizonyosodj meg róla, hogy a delegált részére mindennemű forrás és információ a rendelkezésére áll. Továbbá a munkavégzéshez minden szükséges eszköze megvan.
• Menj biztosra! Az előzetes megbeszélés alapján a delegált munkavállaló hozzon létre egy cselekvési tervet. Ezt a tervet közösen tanulmányozzátok át, ha minden rendben van, hagyd is jóvá.
• Mikromenedzselés helyett, iktass be ellenőrzési pontokat a folyamatba! Ezáltal elkerülhető a hiányos iránymutatás és a túlszabályozás is. Állapodjatok meg, hogy a delegált a megbeszélt módon végzi a feladatot, és rendszeresen visszajelzést ad, hol tart éppen. Például minden második héten szerdán.
• Motiváló környezet: egy jó vezető érzi és tudja, hogy mikor szükséges beavatkozni, visszalépni, elvárásokat felállítani, értékelni a teljesítmény, ösztönözni egy új terv vagy kreatív ötlet megvalósítását.
• Adj szabad kezet a delegálás során! Hiszen így tud fejlődni a munkatársad és a csapatod.
• A hibákból tanulni kell! Vezetőként pedig tudni kell vállalni az esetleges kockázatot és hibákat.

Gyakori hibák feladatleosztás során

A fent említett pontok be nem tartása könnyen hibákhoz vezethet. A rosszul kezelt feladatleosztással pedig épp a kívánt hatás ellenkezőjét érhetjük el. 

Néhány vezető elbízza magát! Amikor először kerül olyan helyzetbe, hogy bizonyos feladat elvégzésére ki kell jelölnie egy munkatársat, akkor döbben rá, hogy a hatékony delegálás nem is olyan egyszerű. 

Gyakori hibák:

• túlzott ellenőrzés,
• tisztázatlan elvárások,
• bizalmatlanság,
• hibás társítás: túl kevés vagy nem megfelelő feladat delegálása egy túlképzett / kezdő munkavállalóra.

Fontos szem előtt tartani: egy jó vezető arra törekszik, hogy folyamatosan utánpótlást nevel ki. A jó vezető eszköztárából ezért nem hiányozhat a delegálás, ami valójában a tanítás. A folyamat révén: fejleszti a munkatárs készségeit, növeli önbizalmát, fokozza elégedettségét a munkahelyen, illetve lojalitását a vállalat iránt.