Pénztárcabarát digitalizáció: 21. századi megoldások

Az év vége felé érdemes kicsit visszatekinteni az elmúlt 12 hónapra, és levonni a következtetéseket: jövőre mit lehet jobban? Mi arra jutottunk, hogy 2020-ban tovább digitalizáljuk a rendszereinket, és Neked is ezt kéne tenned! Adunk pár egyszerű tippet, amitől nem száll el a költségvetés.

Chatbot: a leggyorsabb ügyfélszolgálat

Az emberek nem szeretnek várni: azonnal választ követelnek. Sokszor pedig nem is a legbonyolultabb kérdést teszik fel, hanem olyat, amire egyszerű válaszolni: és ezt ők is tudják, ezért még türelmetlenebbek a lassú reagálási idő miatt.

Egy chatbot azonban 24/7 tudja szolgálni a vevőid igényeit: ügyesen vezetett kérdésekkel és egy-két szó felismerésével pedig már kielégítő ügyfélélményt adhatsz! 

Ha pedig olyan kérdése van az ügyfélnek, ahol a robot számára már megáll a tudomány, ott csalakozhat be az ügyfeles, vagy az arra kijelölt személy a beszélgetésbe. Mert a digitalizáció nem azt jelenti, hogy az ember kikerül a folyamatból, hanem azt, hogy hatékonyabban működjünk. 

A mi Facebook chat válaszidőnk is rossz volt, mivel cégcsoportunk 7 megyében is jelen van, azonban csak egy Facebook oldalt kezelünk: így megannyi kérdés érkezett hozzánk az ország minden tájáról. A kérdések pedig sokszor nem voltak konkrétak:

Milyen munka van? - jött az üzenet.

A válasz azonban elmaradt, hiszen terület és valljuk be, felelős hiányában nem tudtunk konkrét választ adni. Így jött a döntéshelyzet: bővítjük ügyfélszolgálatunkat, vagy valamiféle chatbotot készítünk.

Az utóbbi mellett tettük le a voksunkat, több okból: 

• a legtöbb kérdést csak a helyi, megyei vagy városi toborzó kollégánk tudja megválaszolni kellő részletességgel, ezért egy plusz ügyfeles bevonása tulajdonképpen csak egy felesleges kör lett volna, ami chatbottal is megoldható
• … és ráadásul nem is biztos, hogy az új ügyfeles teljes munkaidejét lefedné a feladat, ezért célszerűbb a digitalizáció
• a válaszidőnk így valóban azonnali lehet
• az idő múlásával könnyebben lesz bővíthető több idegen nyelvre a robotunk
• olcsó: 1000 feliratkozóig csupán 15 dollár havonta (~4500 Ft)

Most már így csináljuk:

A chatbot azonnal visszaír, és igyekszik megtudni az érdeklődő megyéjét. Amint ez megvan, értesítést küld e-mailben az adott megyei kollégáknak, akik személyre szabott választ tudnak adni, gyorsan. 

Mi a félautomata chatbotban hiszünk ezáltal, mert fontos számunkra a személyesség. A teljesen automata chateléstől pedig téged is óva intünk: mindig legyen egy olyan pont, amikor becsatlakozhat élő személy a beszélgetésbe.

Felhő alapú tárhely és szerkeszthető dokumentumok

Egyértelmű megoldásnak tűnhet ez a fajta digitalizáció, de még most is túl kevesen használják. A felhőért pedig nem kell messzire menni, egy Dropbox vagy a Google Drive szolgáltatásai is tökéletesen megteszik. Különböző méretű tárhelyeket bérelhetsz, akár már havi 690 forinttól. 

Biztonságos?

Igen. Hogy mennyire biztonságosak a felhőtárhelyek, és válnak egyre biztonságosabbá, azt nem mi fogjuk most alátámasztani. Egy azonban biztos: a gyenge jelszavak használata és az óvatlan tartalommegosztások sokkal veszélyesebbek annál, mint amekkora “veszélynek” a szolgáltató tesz ki minket.

Mire használjátok?

Bizonyára nektek is ismerős az, amikor egy Word dokumentum vagy egy Excel táblázat e-mailben kering körbe a dolgozók között: légyszi írd hozzá ezt, te pedig azt: jaj, de én pedig kihagytam valamit, küldd vissza, aztán visszaküldöm, javítom, és folytathatod. 

A Google Docs és a Google Sheets pont ezt hivatott segíteni: valós időben szerkeszthetitek ugyanazt a fájlt. Mi már szinte csak ezt használjuk.

GDPR kombatibilis vállalatirányítási rendszerek

2020 számunkra a digitalizáció éve lesz, és erősen kezdünk: januártól érkezik az új vállalatirányítási rendszerünk. Ebben a bekezdésben azonban nem azt fogjuk tárgyalni, hogy milyen a jó VIR, hogy SAP-t használj-e, vagy hogy kihez fordulj a fejlesztésért. 

Az, hogy a rendszeretek milyen minőségű lesz, kevesebb százalékban múlik a szoftverkészítő szolgáltatón, mint rajtatok. A digitalizációhoz ugyanis a ti cégetek kell: agilis szemlélet, lean folyamatok, tapasztalt és motivált projektmenedzserek, világos kommunikáció, felépített tanulási metódusok. 

Mire gondolunk? Ha a szervezetetek nyitott a változásra, nyert ügyetek van. Fontos, hogy legyen stratégiátok, mielőtt belevágtok egy új rendszer igénylésébe: mit szeretnétek javítani? Miben szeretnétek hatékonyabbak lenni? Mik a fő funkciók, és mik azok, amik elég, ha később kerülnek a szoftverbe? 

Az biztos, hogy az ügyfeleitek és partnereitek adatait kezelni fogja, ezáltal - ha még nincs ilyen rendszeretek, vagy elavult - akkor táptalajt adhat az adatbázisotok GDPR-normáknak megfelelő kezeléséhez.

Ne akarjatok mindent egyszerre megoldani, ahogy az is biztos, hogy egy új rendszer fejlesztés nélkül nem fogja kiszolhálni az igényeiteket 10-15 évig. Inkább változtassatok rajta bizonyos időközönként, bővítsétek, és importáljatok bele más szoftvereket is. De ezt már a szolgáltató csinálja, ugye? Akkor mit csináltok Ti?

Terveztek és teszteltek. Fontos, hogy lean folyamatként tekintsetek a fejlesztésre. Az nem jó, ha a megrendelés és az átvétel között szinte semmi kapcsolatotok sincs a szolgáltatóval. Egy-két hetente érdemes összeülni velük: mi a haladás, jó irányba ment-e a fejlesztés, mire gondoltatok máshogy. 

Ehhez pedig az kell, hogy azok teszteljék a szoftvert, akik használni fogják. A digitalizáció, a vállalatirányítási szoftverek elkészítése nem IT vezetői feladat. 

Ő maximum ellenőrizni tud. A VIR a funkcionális vezetőknek és az alkalmazottaknak készül. Az ő véleményük a legmérvadóbb.

E-számla: Te hogy számlázol?

A nyár végén elégedettségmérő kutatást készítettünk a Partnereink számára, amivel értékelhették szolgáltatásunk színvonalát. Ebbe a kérdőívbe pedig belecsempésztünk még egy kérdést, csupán kíváncsiságból: ki az, aki E-számlát igényel, és ki az, aki továbbra is személyesen, nyomtatott formában szeretné azt átvenni.

Meglepődtünk a kapott válaszok arányán: alig nyert az E-számlát igénylő verzió. 

Mivel jóval kényelmesebb, gyorsabb és költséghatékonyabb megoldás, ezért arra a következtetésre jutottunk, hogy sokan azért nem preferálják, mert nem ismerik, nem használják. 

A digitalizáció szempontjából a fent felsorolt okok miatt azonban elengedhetetlen az E-számla használata, és véleményünk szerint emberközpontúbb megoldás is az, ha az ügyféllel való kapcsolattartás nem a számla átadásában/átvételében merül ki, hanem más úton találunk velük kapcsolatot, és ezáltal megoldást az éppen felmerülő problémáikra.

Mi már használjuk az E-számlát, de alkalmazásával partnereink igényeihez igazodunk.

Automatizáció: Ha kerülöd a monotonitást

Kapsz egy feladatot, amit fel kéne vinned a naptáradba, hogy ne felejtsd el? Majd a naptárból automatikusan kapsz egy e-mailt, hogy “ne feledd! ez ma van: most kell kiküldened több ezer e-mailt a digitalizációs cikkről, tudod.” 

Mi két programot használunk automatizációra: a Zapiert és az Integromatot, mindkettőt másra. Míg a Zapiert főleg a Google Drive-on található űrlapjainkkal és a naptárunkkal kötjük össze, addig az Integromat a webhelyünkkel és a Manychattel (a chatbotunkkal) van kapcsolatban. 

A két programot külön-külön is rengeteg mindenre lehet használni, szinte minden applikációt össze tudnak kötni, és bármilyen folyamatot elvégezni. Mielőtt azonban belebonyolódnánk, mutatunk egy-két példát.

Az Integromat kezelőfelületén könnyedén, értsd: programozói tudás nélkül is behozhatod a cég életébe a digitalizációt. A fenti ábra azt mutatja, hogy egy webről érkező adat (lásd akár a mi honlapunkon, bármelyik szolgáltatásunk alatt először) be tud kerülni egy táblázatba: majd eldönthetjük, hogy a bekerült e-mail címre automatikus visszaigazoló levelet küldjünk-e, esetleg kollégánkat értesítsük-e Messengeren, hogy érkezett egy érdeklődő, vedd fel vele a kapcsolatot.

A lehetőségek tárháza végtelen, és a munka megkönnyítése mellett másra is használható. 

Marketingcsapatunk chatelő-platformján (Slack) például Németh Lajos maga kedveskedik egy rövid összefoglalóval az aznapi időjáráshoz.

Érdemes felkutatni tehát az automatizációban rejlő lehetőségeket, hiszen most mutattuk meg: a digitalizáció nem csak az IT feladata lehet, hanem kis tanulással bárki könnyíthet a munkafolyamatain.