E-mail írás, megszólítás: hogyan írj e-mailt?

Az email írás mára már rutinfeladatnak számít. Célja a gyors, rövid, sallangmentes és hatékony kommunikáció. Mégis rendszeresen előfordul, hogy az email küldője helytelenül használ szavakat vagy olyan hibát ejt, melyet már nem tud visszavonni. Írhatunk emailt álláskeresőként, munkahelyi környezetben a kollégáinknak, de akár baráti társalgásra is használhatjuk. Fontos szem előtt tartani, hogy az általunk írt levél az első benyomást alakítja ki rólunk. Az e-mail írásnak ezért megvannak a maga szabályai, akárcsak egy telefonbeszélgetésnek. Nézzük meg ezeket közelebbről.

Az email írás szabályai

Az online kommunikáció egyik legfontosabb eszköze mai napig az e-mail. Ahogyan a levélírásnak, úgy az email írásnak is külön szabályai vannak, melyeket minden esetben érdemes betartani. Az email legyen lényegre törő és rövid. Email íráskor hatványozottan figyeljünk a helyesírásra és a külalakra.

Milyen a helyes email formátum?

Az e-mail cím egy olyan elektronikus postafiók címét jelenti, amely képes fogadni és elküldeni az e-maileket a hálózaton.

A legelső amire felfigyel az e-mail olvasója az maga az e-mail cím. Egyáltalán nem gond, ha valakinek több e-mail címe van, hivatalos levél írásakor a komolyságot tükröző e-mail címet használjuk. Jó döntés, ha az e-mail-címed a saját neved egy egyszerű változata.

Fontos a szolgáltató is: az ismeretlen e-mail-fiókokról érkező leveleket sok rendszer automatikusan spamnek érzékeli. A levél akár végleg a kukában végezheti. Egy gmailes vagy outlookos cím mindig jó döntés.

• Jó példák: nagyzoltan@gmail.com / kovacs.jozsef@outlokk.com
• Rossz példák: macilaci78@legjobbemail.hu / ifjutitan001@citromail.com / berniacuki92@freemail.hu

Tehát a helyes email formátum: név@szolgáltató.com

Mikor fogalmazz hivatalos emailt, és mikor ne?

Az élet számos területén fordul elő, hogy hivatalos e-mailt kell fogalmaznunk. Panasz benyújtásakor, hibabejelentés esetén, hivatali szervekkel való kommunikáció során, ajánlatkéréskor, álláskeresőként, illetve a munkahelyi kommunikáció alapja is a hivatalos email.

Vannak helyzetek, amikor nem az e-mail a megoldás. Ilyen eset lehet, ha túl komplex vagy túl sürgős a megoldandó probléma. Ha úgy érzed, hogy harmadszor kell elmagyarázni a szituációt esetleg konfliktus kezd kialakulni, akkor kerüld az email írást. Hogyha többszöri megkeresés után sem válaszolnak vagy indulatos levelet kaptál, akkor hívd fel a másik felet.

Mire figyelj oda hivatalos email írásakor?

Első lépésként az email tárgy (subject) mezőjébe a lehető legrövidebben fogalmazd meg, hogy milyen céllal írod az emailt. A 3-4 szóban leírt tárgy azt a célt szolgálja, hogy a címzettet tájékoztassuk, miért keressük és felkeltsük a figyelmét. A pontos adatokat alaposan ellenőrizd le, hogy helyesen gépelted be: a címzett e-mail-címét, a tárgy megnevezését (pl. Jelentkezés irodai munkára, Hibajelentés). A tárgy után nem kell pontot tenni.  Ezt követi a helyes email megszólítás kiválasztása. 

Megszólítás emailben

Ha olyan személynek írunk, akivel eddig még soha nem álltunk kapcsolatban, akkor fontos a megszólításra figyelni. Hivatalos ügyben írt email esetében a megszólításban a címzett teljes nevét ki kell írni. Például jó megszólítás emailben: Tisztelt Juhász Tibor! vagy Kedves Szabó Vivien!

Ismerős és ismeretlen megszólítása emailben

A Kedves…megszólítást leggyakrabban akkor használjuk, ha olyan személynek írunk, akivel közvetlenebb kapcsolatban vagyunk, például szülők, barátok, ismerősök. Ilyen esetekben nem feltétlenül szükséges a teljes név kiírása. Használhatjuk a:

• Kedves Anyu és Apu!
• Kedves Piroska!
• Kedves Barátaim! – megszólításokat.

Olyan ismerős esetében, akivel a hivatalosnál szorosabb a kapcsolat, de nem tegeződünk, megfontolható a használata. Például: Kedves Igazgatónő! 

Email megszólítás példák, email köszönések: nem mindig a ‘tisztelt cím’ a legjobb!

Mit tehetünk ha nem ismerjük a címzett teljes nevét és beosztását? Ha nem tudjuk, hogy az e-mailt férfi vagy nő fogja majd olvasni, akkor a legjobb döntés a hivatalos megszólítás. Ilyen a: Tisztelt Hölgyem/Uram! vagy a Tisztelt Asszonyom/Uram! megszólítási formák választása. Lehetőleg kerüljük a Tisztelt Cím! sablont. 

Hivatalos e-mail írásakor az Ön megszólítási forma tiszteletet fejez ki, ezért minden esetben nagybetűvel írjuk. Emailben soha nem használunk napszaknak megfelelő köszönési formákat (rossz megszólítás példák: Jó reggelt! Jó napot kívánok!). 

‘Telefonbeszélgetésünkre hivatkozva’ - mit írhatsz helyette?

Tartsuk szem előtt, hogy három másodpercünk van megragadni az email olvasójának figyelmét. Ennyi idő alatt dönt, hogy tovább olvassa levelünket vagy sem. A régóta alkalmazott sablon mondatokat, mint például: „a telefonbeszélgetésünkre hivatkozva”, érdemes lecserélni. Indítsunk egyedi mondattal, amely olyan hatást gyakorol a címzettre, hogy magától tovább akarja olvasni üzenetünket.

Figyelemfelkeltő nyitó mondat, ha egy, a címzettel kapcsolatos aktuális hírt is megemlítünk benne. Például megnézzük legfrissebb tartalmait LinkedIn-en vagy más közösségi médiában. Gratulálhatunk a megszólított legújabb személyes vagy szakmai eredményeihez. Pl. Gratulálok, izgalmas látni, hogy…

Email elköszönések, és az aláírás fontossága

A levél tartalmazzon bevezetést (miről írunk), tárgyalást (lényeges információk részletezése) és befejezést (mit várunk a címzettől). Az elköszönéssel adunk keretet az üzenetünknek. Az email tartalmától függően használhatjuk a Köszönettel vagy a Várom válaszát lezárásokat. A levél végén a Tisztelettel: vagy az Üdvözlettel: kifejezések után mindig írjuk ki a teljes nevünket.

Utolsó lépés: az email aláírása. Levelezőfiókodban tudod létrehozni az email aláírásod, mely a gyors és könnyű kapcsolatfelvétel céljából tartalmaznia kell:

• a nevedet;
• az elérhetőségeidet (telefonszám, e-mail-cím);
• beszúrhatod a LinkedIn vagy a Facebook profilodat;
• képet magadról, ezáltal személyesebb lesz.

Küldés előtt ellenőrizd a címzettek listáját! A válasz mindenkinek funkció hasznos, de gondold meg használatát. Akkor nyomj rá, ha:

• minden címzettre vonatkozik a válaszod,
• a levél feladója ezt kérte. Vedd figyelembe, hogy az email küldője írta-e azt, hogy kizárólag neki válaszolj.

A jó email… - Tippek a Viapantól

A profi email megírásához ezeket se felejtsd el:

• legyél lényegre törő;
• mondataid legyenek egyszerűek, érthetők;
• a lényeges infók kiemelésére használj félkövér, vagy dőlt kiemelést;
• ne felejtsd el a csatolmányt;
• ne használj CAPS LOCK-ot;
• ha több embertől vársz reakciót, külön tagolva szólítsd meg őket;
• használj klasszikus betűtípusokat, mint a Sans Serif, a Tahoma vagy a Verdana;
• küldés előtt olvasd át újból az emailt;
• minden hivatalos emailre választ kell küldened;
• ne küldj e-mailt lehetetlen időpontokban! Megírhatod éjjel is, de a küldést másnap reggelre halaszd. Ilyen esetben használhatod az időzített küldés funkciót.